記録の証明って？書き換えていないことを、相手が自分で確認できるしくみ

月末に作業の報告書を出したら、「この時間、本当ですか？」と聞かれた。あとから見返したら、ファイルが何度も上書きされていて、最初の版がどれか分からない。

記録は、書いた本人には「直していない」と分かっていても、受け取った人には分かりません。そこで使えるのが、記録の証明です。

記録の証明で分かること

記録の証明は、記録を出したときに、その記録だけの「指紋」のような値を作って、書き換えられない場所に残しておくしくみです。

• いつ出した記録か：残した日時が分かります
• 誰が出した記録か：どのアカウントから出したかが分かります
• それから変わっていないか：1文字でも直すと指紋が変わるので、受け取った記録と照らし合わせると分かります

大事なのは、受け取った人が自分で確認できることです。出した人の「直していません」を信じてもらうのではなく、相手が照らし合わせて確かな記録だと分かります。

分からないこと

記録の証明は、記録が出したときから変わっていないことを示すものです。中身が事実として正しいことまでは示しません。

たとえば、作業の時間を多めに書いて出せば、その「多めの記録」が変わっていないことが示されるだけです。中身が正しいかは、これまでどおり人が見て判断します。

どんなときに役立つ？

個人の仕事：月末の作業の記録

業務委託や受託の仕事で、日ごとの作業の記録を出すときです。

• 毎日の記録がその日に残っているので、月末にまとめて書いたものではないと示せます
• 相手は、手元の報告書が出されたときのままかを確認できます

自治体：住民の活動の記録

住民がボランティアや地域の活動に参加した記録を、町がポイントや特典に使うときです。

• 参加の記録が、あとから足されたり消されたりしていないことを示せます
• 個人の名前を伏せたまま、記録が確かなことだけを示すこともできます

CLUBS for PUBLIC では、住民の活動を、個人情報を伏せたまま証明つきで残せます。

CLUBS では、日報を出すと、その日の日報の証明が作られます。チームの BOARD では、日報のカードに「証明あり」と出て、「証明を開く」から確認のページを開けます。「リンクをコピー」で、そのページを相手に渡せます。

自治体・団体で住民や参加者の記録を残したいときは、CLUBS for PUBLIC を見てください。