記録の改ざんは、なぜ起きる？

「今月の数字が少し足りない。来月取り戻せば、同じことでは？」

改ざんは、最初からだますつもりの人だけが起こすとは限りません。締切や目標に追われる中で、「今回だけ」と始まることもあります。

責めるより先に、どんな状況で起きやすいのかを知っておくと、手を打ちやすくなります。

3つがそろうと、起きやすくなる

不正を考える枠組みに、「不正のトライアングル」があります。犯罪学者のドナルド・クレッシーが1953年に発表した横領の研究をもとに、後にそう呼ばれるようになった考え方で、3つがそろうと、不正に進みやすいとされます。

もともとは横領の研究ですが、記録の改ざんを考えるときにも当てはめやすい枠組みです。

ふつうの職場に置きかえると

たとえば、作業報告書なら次のような形です。

• 動機：今月の作業時間が、契約の時間に届いていない
• 機会：ファイルは自分しか触らず、誰も元の記録と照らし合わせない
• 正当化：「来月多めに働くから、同じことだ」

特別な状況ではありません。だから、「うちには悪い人はいない」は、対策になりません。

手を打ちやすいのは「機会」

動機や正当化は、人の気持ちや状況に関わるので、外から見えにくいものです。いちばん手を打ちやすいのは「機会」です。

1. 1

   前の版が残る形にする

   上書きで消えない置き場所を使います。変えた跡が残ると、「変えても分からない」がなくなります。

2. 2

   作る人と確認する人を分ける

   1人で作って1人で出す流れを減らします。元の記録と照らし合わせる人を決めておきます。

3. 3

   操作の記録を自動で残す

   誰がいつ何をしたかを、手で書かずに残します（監査ログ）。

動機のほうは、「数字が足りない」「間に合わない」と早めに言える雰囲気が、いちばんの対策になります。

AI に任せた仕事でも同じ

AI に任せる仕事が増えると、確認する人がいないまま、記録が変わることも増えます。要約や整形で、数字や言い回しが変わることがあるからです。

わざとでなくても、結果は「元と違う記録」です。AI を通す前の版を残し、誰がどこで確認したかを証跡として残しておくと、あとで説明できます。

CLUBS では、仕事に決めたことと理由が残り、判断を変えると前の版も残ります。チームの「ログ」には、人と AI の操作が残ります。日報は、出すと証明が作られ、あとから書き換えや改ざんがないかを確認できます。

作業報告書に証明を付けるオプション「証明つき記録」は、いま準備中です。