職務分掌

なぜ分けるのか

発注する人が、検収も支払いも1人で担うと、間違いがあっても誰も気づけませんし、不正をしようと思えばできてしまいます。役割を分けると、別の人の目が入るため、ミスは途中で見つかり、不正は「もう1人を巻き込む必要がある」分だけ起きにくくなります。

これは疑いのための仕組みではなく、担当者を守る仕組みでもあります。1人で全部を担うと、問題が起きたときに、その人の責任にされやすくなるためです。

小さい組織では

人数が少ないと、きれいに分けるのは難しいものです。その場合は、金額の大きいものだけ承認者を変える、月末に別の人が一覧を確認する、といった部分的な分け方から始めます。アクセス制御 で「承認できる人」を分けることも、職務分掌の一部です。支払いの承認まわりの記録は、証跡（エビデンス） として残しておくと、あとから経緯を確認できます。