引き継ぎメモは「いま何待ちか」から書く

休みの前や担当交代のときに、慌てて引き継ぎ メモを作っていませんか？手順書のような立派なものでなくて大丈夫です。受ける人が最初に知りたいのは、手順よりも「いま、どこで止まっているか」です。

書く4つ

• いま何待ちか：返事待ちの相手と、待ちの資料。止まっている仕事は、ここに全部出します
• 決まったことと理由：進め方の前提。理由が無いと、受ける人が判断を変えてよいのか分かりません
• 進み具合：終わったところと、残っているところ
• 次の一手：戻ってきたら、あるいは引き継いだら、最初にやること1つ

書き方のコツ

• 相手への連絡文は下書きを置く：返事が来たら送る文面まで用意しておくと、受ける人は送るだけで済みます
• 資料の場所を書く：ファイルそのものより、置き場所への案内が役に立ちます
• 期限のあるものを先に書く：期日が近い順に並べると、優先順位の説明が要りません

日々の記録から作る

引き継ぎメモを一から書くのが大変なのは、普段の記録が頭の中にしかないためです。日報 に決まったことを残す、日々のメモを仕事の場所に置く、という習慣があると、引き継ぎは「並べ替えるだけ」で済みます。

AI に頼むなら、日々のメモを集めて引き継ぎメモの形に並べ替える作業が頼めます。並べ替えた内容は、止まっている理由が事実と合っているかを確認してから渡します。

CLUBS の仕事には、決めたこと・進み具合・止まっている理由が日々たまっています。「CLUBS を読んで」と頼むと、それらがそろった状態で返るので、引き継ぎメモの下書きまで進められます。