Gemini を仕事で使う前に見る4つのこと

Google の AI「Gemini」は、Gmail やドキュメントなど、いつもの仕事のツールのすぐそばで使えます。近さのぶん、仕事で使う前に見ておきたいことがあります。

Gemini でいちばん大きいのは、個人の Gemini アプリと、会社の Google Workspace の中で使う Gemini の2つがあり、データの扱いが大きく違うことです。4つに分けて見ていきます。

1. どちらの Gemini を使っている？

個人の Gemini アプリ（gemini.google.com やスマホアプリ）では、会話はサービスの改善のために使われることがあります。一部の会話は、人間のレビュアー（Google が訓練したサービス提供者を含みます）が目を通して、答えの質を確認します。

一方、会社の Google Workspace の中で使う Gemini（Gmail やドライブの横に出る Gemini）では、Google は次のように説明しています。

• データは、許可なく組織の外で生成 AI モデルの学習に使われることはない
• 許可なく、会話やコンテンツが人間によってレビューされることはない
• プロンプトと返答を残す期間は、会社の管理者が決める

つまり、仕事の情報を入れるなら、入口は Workspace の側です。個人のアプリに仕事の資料を入れる使い方は、会社が把握できない使い方（シャドー AI）にもつながります。

• 見分け方：会社の Google アカウントでサインインして使う Gemini か（Gemini アプリも、会社のアカウントなら Workspace の決まりです）。個人の Google アカウントで開く Gemini アプリではないか

2. 話したことは、残る？

個人の Gemini アプリでは、「Gemini アプリ アクティビティ」の中の、アクティビティを残す設定（英語の画面では Keep Activity）がオンだと、会話が Google アカウントに保存されます。自動で消えるまでの期間は、はじめは18か月で、3か月や36か月、自動で消さない、に変えられます。

気をつけたいのは、人の確認が入った会話の扱いです。レビューされた会話は、アカウントから切り離された形で最長3年間保存され、アクティビティを消しても消えません。Google 自身が、レビューする人に見られたくない機密情報は入力しないよう呼びかけています。

• 仕事の情報を個人アプリで扱わない：残り方の決まりごとが、仕事用とは別です
• 設定は最初に見る：アクティビティの保存と自動削除の期間は、使い始める前に確認します。オフにすると、それからの会話は学習に使われなくなりますが（フィードバックを送った分は別）、応答や安全のために72時間は残ります

3. 仕事のデータと、どうつながる？

Workspace の Gemini は、Gmail・ドライブ・カレンダーなどの中身を使って答えます。ここでの決まりは「その人が開けるものだけ」です。Gemini が取りに行けるのは、使う人がもともとアクセスできるコンテンツだけで、権限のない資料が急に読めるようにはなりません。

逆に気をつけたいのは、個人の Gemini アプリとの共有です。個人のアカウントから、仕事のデータ（Workspace のデータを含みます）を Gemini アプリ側に共有すると、そのデータはアプリ側の決まりで扱われ、モデルの学習や改善に使われることがあります。

• 共有の向きに気をつける：仕事のデータを、個人のアプリに渡さない
• アクセス権の整理が、そのまま AI の範囲になる：ドライブの共有範囲を整えておくことが、AI に見せる範囲の整理にもなります

4. 下書きまでか、送信までか

Workspace の Gemini の仕事は、要約と下書きが中心です。Gmail では返信の下書きを作り、ドキュメントでは文章のたたき台を作りますが、送信や確定は、ふだんは人が行います。

下書きで止まるからこそ、確認のしかたが大事になります。

• 下書きは、読んでから確定する：宛先・数字・日付は元の資料と照合します
• 要約は、決まったことを拾えているかを見る：長いメールや議事録の要約は、結論と次にやることが入っているかを確認します

まとめ：入口を間違えないことが、最初の決まり

1. 1

   入口を決める

   仕事の情報は、会社の Workspace の中で使う Gemini に入れる

2. 2

   保存の設定を見る

   個人アプリのアクティビティ保存と自動削除の期間を、使い始める前に確認する

3. 3

   共有の向きを決める

   仕事のデータを個人のアプリに渡さないことを、チームでそろえる

4. 4

   下書きの確認を決める

   送信や確定の前に、誰が何を確認するかを決めておく

Gemini でも Muse でも、仕事の前提を毎回説明し直す手間は同じです。決めたことを CLUBS の仕事に残しておけば、つないだ AI に「CLUBS を読んで」と頼むだけで、同じ前提から始められます。会社全体で使うときの決まりは、会社で AI エージェントを使う前に決める3つ にまとめました。