CLUBS を使って会議をしたら、準備と説明が短くなった

この記事で分かること

• 資料と論点が1箇所にまとまると、準備と冒頭の説明が短くなる
• 会議が「説明する時間」から「決める時間」に変わる
• 決まったことが数で見えると、会議の生産性を振り返れる

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CLUBS をつくっている私たちのチームでは、会議を CLUBS の「会議」 で開くようにしています。使い続けて分かった手応えを、2つ紹介します。

準備と説明が、合わせて20〜30分短くなった

効いたのは、会議資料・話し合いたいこと・決めることが、最初から1箇所にまとまって見えることです。

以前は、会議の前に資料を探して並べ直し、会議が始まってからも「今日はこの件で」と経緯を説明するところから入っていました。その準備と冒頭の説明が、合わせて20〜30分短くなりました。説明から入る会議が、決めることから始まる会議に変わります。

決まったことが数で見えると、振り返れる

もう1つは、会議を終えると、決まったことが数で出ることです。「今日はいくつ決まったか」が見えるので、会議の生産性をあとから振り返れます。決まらない会議が続いている仕事にも、気づきやすくなりました。

決まらなかったことは残って、次の会議にそのまま回ります。アジェンダの書き方は、アジェンダは「決めること」から書く で紹介しています。

もちのひと言

短くなったのは、会議そのものより、その前後でした。開けばそろっている、は効きます。

まとめ

• 資料と論点が1箇所にまとまると、準備と説明が合わせて20〜30分短くなる
• 会議は、説明する時間から決める時間に変わる
• 決まったことが数で見えると、生産性を振り返れる