ご利用ガイド

はじめに

管理画面でできること

• 入会の申し込みを確認して、会員名簿に載せる
• 入会やイベントの受付フォームをつくる
• イベントをつくり、掲示板に載せる
• 参加した住民にスタンプを付け、特典と交換する
• 掲示板でお知らせを出し、写真つきの返信を受け付ける

はじめて使うとき

「ログインと担当者」と「管理画面の見方」を先に読んでください。そのあとは、必要な章だけ読めば使えます。

住民向けの使い方は、町のページの「困ったときは」にまとまっています。

ログインと担当者

管理画面には、パスワードの代わりにメールで届く確認コードでログインします。

ログインする

1. 役場から案内された管理画面のアドレスを開きます。
2. コミュニティネームかメールアドレスを入れて、「コードを送る」を押します。
3. メールに届いた6桁の数字を「コードを入力」に入れ、「確認して続ける」を押します。

確認コードは10分で切れます。届かないときは、1分ほど待ってから送り直せます。

担当者を増やす

1. 左のメニューの「設定」を開き、「担当者」を選びます。
2. 「招待する」に、加える職員のメールアドレスを入れます。
3. 役割を選んで、「招待を送る」を押します。

招待のリンクは1回だけ使えます。管理者は24時間、ほかの役割は7日で切れます。担当を外すときは、一覧の「外す」を押します。

管理画面の見方

左のメニューで画面を切り替え、画面の上の帯で、いま対応が必要なことを確認します。

左のメニュー

メニューの下には「公開ページを見る」（住民が見る画面を別のタブで開く）と「ログアウト」があります。スマホでは、メニューは「メニュー」に畳まれます。

上の帯

どの画面でも、上の帯に対応が必要なものの件数が出ます。0件でないものから片付けてください。

• 「入会の申し込み（未確認）」：まだ確認していない入会の申し込み（会員名簿の章）
• 「確認待ちの報告」：住民から届いた写真つきの返信（掲示板の章）

イベント

イベントは、説明会や見学会、地域の催しなど、日を決めて集まるものです。つくって掲示板に載せ、参加した人にスタンプを付けます。

イベントをつくる

1. 左のメニューの「イベント」を開き、「＋ イベントを作る」を押します。
2. 「名前」と「日にち」（どちらも必須）を入れます。時刻・場所・内容も書けます。
3. 「写真」をつけます（1枚4MBまで）。写真は掲示板のお知らせにも載ります。
4. 「もらえるもの」で、参加した人に付くスタンプの数を選びます。
5. 「保存して掲載」を押します。イベントが掲示板に載ります。

あとで載せるときは「保存する」で保存し、イベントの画面の「掲示板に掲載」で載せます。載せたあとに内容を編集するときは、「掲示板のお知らせも更新」を選ぶと掲示板にも反映されます。

写真を選ぶ

• 会場の外観や、前の回のにぎわいの写真が伝わりやすいです。
• 明るく、何をする催しか一目で分かるものを選びます。
• 人の顔が写る写真は、写っている人の了解を得たものだけにします。

事前申し込みを受け付ける

1. 「事前申し込みを受け付ける」をオンにします。
2. 「会員のみ（要ログイン）」か「だれでも（ログイン不要）」を選び、必要なら「定員」を入れます。

締切はイベントの開始時刻です。質問や締切を変えるときは、受付フォームの画面で編集します。

イベントが終わったら

日にちが過ぎると、イベントは自動で「終了したイベント」に移ります。参加した人へのスタンプは、スタンプの章の「参加を記録する」で付けます。

受付フォーム

入会やイベントの申し込みを受け付けるフォームです。フォームは20本までつくれます。「入会」のフォームは最初から用意されています。

フォームをつくる

1. 左のメニューの「受付フォーム」を開き、「＋ フォームを作る」を押します。
2. 「名前と案内」に、フォームの名前と説明を書きます。
3. 「申し込める人」を選びます（下の表）。
4. 「質問を追加」で質問を足します。選んで答える質問は「選択肢を追加」で選択肢を足し、答えが要るものは「必須」をオンにします。
5. 「受付の期間と人数」で締切と定員を、「完了メッセージ」で送ったあとに出す言葉を決めます。
6. 保存したら「受付を開始」を押します。

フォームを住民に知らせる

保存すると、質問の横に「公開ページを見る」と「リンクをコピー」が出ます。コピーしたリンクを、掲示板や町のお知らせに貼ってください。

受付を止める・再開する

一時的に止めるときは「受付を停止」、もう一度受け付けるときは「受付を再開」を押します。締切や定員に達すると、自動で「終了」になります。

申し込みを見る

フォームの「申し込み」で、届いた申し込みを一覧できます。確認したものは「確認済み」にし、メモを残せます。「CSVで書き出す」で表計算ソフトに取り出せます。

申し込みがあると、知らせのメールが届きます（フォームごとに1日1回まで）。

入会のフォーム

コミュニティネーム・メールアドレス・入会の種別・規約への同意は「固定」の項目で、外せません。「お住まい」のような用意した質問は、聞くか聞かないかを選べます。入会の種別ごとに、受付中か停止中かを切り替えられます。

申し込んだ人に届くメールは「届くメール」で編集し、「テスト送信」で自分あてに試せます。

掲示板

掲示板には、役場のお知らせ、イベント、投票、写真つきの返信を受け付ける投稿が並びます。住民は読んで返信やリアクションができます。書き込めるのは、会員名簿で承認された住民と役場の担当者です。

お知らせを出す

1. 「公開ページを見る」から掲示板を開きます。担当者には投稿欄が出ます。
2. 「投稿の種類」で「通常」を選びます。
3. 「投稿する名前」で、役場の名義か自分の氏名を選びます。
4. 「件名」と「本文」を書き、必要なら「写真を追加」で写真をつけます。
5. 「投稿する」を押します。

投票を出す

「投稿の種類」で「投票」を選び、「質問」と選択肢を書いて「投票を出す」を押します。

写真つきの返信を受け付ける

住民から写真を送ってもらう投稿です。

1. 「投稿の種類」で「報告」を選びます。
2. 何の写真を送ってほしいかを本文に書きます。
3. 写真と場所を聞くか、「受付期間」、承認したらスタンプを付けるか、ほかの会員に見せるかを決めて投稿します。

住民は投稿の「返信する」から、写真を4枚まで添えて返信します。

写真つきの返信を確認する

1. 上の帯の「確認待ちの報告」の件数を見ます。
2. 左のメニューの「活動の記録」›「報告を集める」を開きます。
3. 内容を確認して「承認する」を押します。まとめて承認するときは「まとめて承認」を押します。

「見送る」を押すとスタンプは付かず、元に戻せません。

使い方の例

不適切な書き込みを消す

投稿や返信のメニューの「削除」を押し、「削除する」で確定します。

スタンプ

スタンプは、参加した住民に付くしるしです。住民は自分のページで集めたスタンプを見られ、特典と交換できます。役場がするのは、参加を記録することと、スタンプの絵柄を決めることです。

スタンプが付くとき

• 窓口で参加を記録したとき（下の「参加を記録する」）
• 掲示板の写真つきの返信を承認したとき（掲示板の章）

参加を記録する

1. 「記録する」を押します（スマホでは画面の右下）。
2. 「名簿から選ぶ」を開き、コミュニティネームか会員番号を入れて「追加」を押します。何人でも続けて追加できます。
3. 「確認画面へ進む」を押します。
4. 「作業種別」で、参加したイベントを1つ選びます。「日にち」を確認します。
5. 「記録する」を押します。

絵柄を決める

左のメニューの「スタンプ」で、どの参加にどの絵柄を付けるかを決めます。

1. 区分の「スタンプを作る」（期間限定は「＋ 期間限定のスタンプを作る」）を押します。
2. 「画像」（必須）を選び、必要なら「スタンプに入れる名前」と「色」を決めます。
3. 期間限定は「はじめの日」（必須）と「おわりの日」を入れます。
4. 「保存する」を押します。

配るのを一時的にやめるときは「配布を停止」、戻すときは「配布を再開」を押します。「配った数」で、これまでに配った数を確認できます。

画像を選ぶ

• 町の花や名物、地域のキャラクターなど、町らしい絵柄が喜ばれます。
• 背景は無地にし、小さく表示しても分かる簡単な絵にします。
• 細かい文字は入れません。名前は「スタンプに入れる名前」に書きます。

特典

特典は、住民が集めたスタンプと交換できるものです。役場が交換できるものを決めておき、住民が窓口に来たら紙のクーポンを渡して、交換を記録します。

特典を作る

1. 左のメニューの「特典」を開き、「特典を作る」を押します。
2. 「写真を選ぶ」で写真を1枚つけます（下の「写真を選ぶ」を見てください）。
3. 「名前」「説明」「必要なスタンプ数」を入れます。名前と説明は住民に見えます。
4. 必要なら、配布の期間・配布数・1人あたりの回数を決めます。
5. 「配布を開始」を押し、「開始する」で確定します。住民の画面に特典が出ます。

配布をやめるときは「配布を停止」を押します。

写真を選ぶ

住民の画面では、特典が写真といっしょに並びます。写真があると、何がもらえるのかが一目で伝わります。写真は四角く切り抜かれます。

• 品物そのもの：地元のお米や野菜、記念のタオルなど。受け取る物を正面から。
• 使う場所：入浴券なら施設の外観やお風呂、食事券ならお店の料理。
• 体験のようす：催しへの招待なら、前の回の会場のようす。

選ぶときのこつ：

• 明るい場所で撮った写真を選びます。
• 四角く切り抜かれるので、主役を真ん中に置きます。
• 写真に文字は入れません。名前と説明は欄に書きます。
• 人の顔が写る写真は、写っている人の了解を得たものだけにします。

あとから変えるときは「写真を変える」、外すときは「写真を外す」を押します。

窓口で特典を渡す

1. 「特典」の「窓口で交換する」を押します。
2. 「名簿から選ぶ」で住民のコミュニティネームか会員番号を入れ、「調べる」を押します。
3. 「交換に使えるスタンプ」の数を確認して、特典を選びます。
4. 紙のクーポンを渡してから「交換する」を押します。

交換を取り消す

間違えたときは、交換が終わった画面の「この交換を取り消す」で取り消せます。スタンプは戻り、交換の記録は残ります。

取り消してよいかどうかと、いつまで取り消せるかは、「特典」›「スタンプ設定」で決めます。

交換の記録を見る

「特典」›「交換の記録」で、これまでの交換を確認できます。

会員名簿

入会した住民の一覧です。入会の受け付け、会員の登録、ランク、退会までをこの画面で扱います。名簿に載った人がログインできます。

入会の申し込みを承認する

申し込みは「未確認 → 確認済み → 承認済み」の順に進みます。

1. 「会員名簿」を開き、「入会の受付」を選びます。
2. 申し込みの内容を確認して、「確認済みにする」を押します。
3. 「入会を承認」を押します。会員名簿に載り、ログインできるようになります。

入会を受けないときは「見送る」を押します。

会員を手で登録する

1. 「手動登録」を押します。
2. 「コミュニティネーム」と「メールアドレス」（どちらも必須）、会員種別などを入れます。
3. 「登録する」を押します。

登録すると、その人はコミュニティネームでログインできるようになります。本人であることを確認してから登録してください。

会員を探す

「会員を検索」で名前から探せます。一覧には会員番号・コミュニティネーム・最近の参加・参加回数が並びます。住民から問い合わせを受けたときは、会員番号で人を指すと間違えません。

会員ランク

「会員ランク」で、参加の回数に応じたランク（銀ランク・金ランク）を使えます。「このランクを使う」をオンにし、「数えるもの」と「必要な回数」を決めます。金ランクの会員は、掲示板の投票に参加できます。

退会・追放

1. 「退会・追放」を選びます。
2. 「対象の会員」と「処理」を選び、「理由」（必須）を書きます。
3. 「確定する」を押します。

間違えたときは「会員に戻す」で戻せます。

設定

担当者、町の情報、住民の画面の見た目、掲示板の決まりを設定します。

役場の名義を足す

「掲示板」の「公式の名義」で「＋ 名義を追加」を押し、名義の名前と、使える人（「管理者だけ」か「投稿できる人全員」）を決めます。名義を使うと、担当者の氏名を出さずに「〇〇課」として投稿できます。

困ったとき

確認コードのメールが届かない

迷惑メールのフォルダを確認してください。1分ほど待つと送り直せます。コミュニティネームの代わりにメールアドレスでも試せます。

「名簿から選ぶ」で住民が見つからない

入会が承認されているかを、会員名簿の「入会の受付」で確認してください。退会・追放した人は出ません。コミュニティネームが分からないときは、会員番号で探せます。

住民が掲示板に書き込めない

書き込めるのは、会員名簿で承認された住民だけです。

特典の交換を間違えた

交換が終わった画面の「この交換を取り消す」で取り消せます（特典の章）。

それ以外のとき

管理画面の下の「お問い合わせ」から FRAME00 にご連絡ください。

用語集