会議の前の10分で、前回のメモを確認する

会議の最初の10分が、「前回、どこまで話しましたか？」の確認で終わってしまうことはありませんか？準備といっても、資料を作り込む必要はありません。前回の会議メモ を開いて、3つを確認するだけです。

確認する3つ

• 決まったこと：前回決めたことの、その後の進み具合。終わっていれば、もう触れません
• 宿題の進み具合：担当ごとの進み具合。止まっているものは、理由を聞くところから始めます
• まだ決めていないこと：今回の会議で決めることの候補です。ここが、今日の議題になります

この3つが見えていれば、会議は「思い出す時間」ではなく「決める時間」から始められます。

10分で終わらせるコツ

• 開く場所を1つに決める：前回のメモ、議事録、チャットの履歴など、探す場所が散っていると、それだけで10分が終わります
• 気づいたことは先に書いておく：本題に入る前に聞きたいことは、メモの隅に書いて持ち込みます
• 決めることを1つに絞る：全部は決められません。「今日はこれを決める」を1つ決めて入ります

AI に手伝ってもらうなら

前回のメモや議事メモ がたまってきたら、要約して「まだ決めていないこと」だけを抜き出す作業は、AI の得意な作業です。抜き出した内容は、元のメモと比べて確認してから使います。

会議のあとのメモの取り方は、会議メモは、決まったことと宿題だけ残す で紹介しています。

決めたことを CLUBS の仕事に残しておけば、会議の前に「CLUBS を読んで」と頼むだけで、前回決めたことと、まだ決めていないことをまとめて受け取れます。詳しい頼み方は、会議の前は「CLUBS を読んで」 で紹介しています。

当日の会議は、CLUBS の「会議」で開けば、前回のメモも決めることも、そろった状態で見えます。