AI社員を迎える前に決めること

新しい人を迎えるときは、担当する仕事、使ってよいツール、報告のしかたを先に伝えるのがふつうです。AI に担当や名前を持たせて続けて任せる AI 社員 も、同じだと考えると整理しやすくなります。

決めずに始めると、起きることはだいたい決まっています。下書きのつもりが対外的な送信まで進んでいたり、逆に怖くて何も任せられなかったり。担当を付けたのに、毎回同じ前提を説明し直している、ということにもなりがちです。

使うツールを選ぶより先に、次の5つを決めておくと、任せ始めが安定します。

1. 役割と担当範囲を決める

何を任せて、何を任せないかをはっきりさせます。担当に名前を付けると、範囲も決めやすくなります。

最初は狭く始めて、任せた結果を見て広げます。仕事ごとの分け方は、AIとの業務分担は、どう決める？ にまとめました。

2. 権限の範囲を決める

取り消しにくい操作を、どこまで AI だけで進めてよいかの線引きです。

決めるのは「禁止」ではなく段取りです。下書きまでは AI、送信は人が押す、と決めておけば、任せながら止める場所も残ります（Human-in-the-loop）。

3. 確認のルールを決める

AI に任せるほど、人の仕事は「作る」から「確認する」に移ります。確認のしかたを決めないと、量が増えたときに受け取る側が詰まります。

• 誰が確認するか：頼んだ本人が、まず自分で読む。担当を決めておく
• いつ確認するか：外に出す前は必ず。定例の仕事は、日次や週次など間隔を決める
• 何を確認するか：数字と日付は元の資料と見比べて確かめる。何が決まったか、次に誰が何をするかが書いてあるかを見る

確認の線が決まっていると、任せる量を増やしても、1件ごとの迷いが減ります。

4. 前提と記録の置き場所を決める

毎回いちばん手間がかかるのは、会社のことや担当の決まりを、会話のたびに説明し直すことです。

会社の概要、担当ごとの決まり、これまでに決めたことは、置き場所を1か所に決めて、担当の AI が毎回読めるようにしておきます。決めたことが増えるほど、次の仕事は説明なしで始められます。

逆に、置き場所が決まっていないと、決めたことは会話の中に埋もれて、担当が変わるたびに振り出しに戻ります。

5. やめ方と引き継ぎを決める

担当を変えたいとき、使うツールを替えたいとき、任せるのをやめたいときの手順も、先に決めておきます。

• 権限を外す手順（つないだサービスや、渡した情報の扱い）
• 記録の引き継ぎ先（決めたことと、した仕事の記録を、次に誰が読むか）
• 担当や名前の付け替え方

やめ方まで決まっていると、始める側も小さく試せます。記録が残っていれば、別の AI や人への引き継ぎも軽くなります。